Saiba agora a importância da documentação para sua empresa

Toda empresa, independentemente de seu porte, do número de colaboradores ou do número de clientes, precisa formalizar seus processos e ter registros precisos de seu desempenho. A importância da documentação para uma empresa é muito grande, devendo ser feita mesmo quando ela não parece ser tão necessária.

Trata-se de uma prática que vai se desenvolvendo e tomando maior vulto conforme um negócio começa a crescer e atrair mais clientes.

Mesmo um profissional autônomo precisa documentar de forma clara suas finanças, seus clientes e o andamento de seus processos. À medida que uma empresa começa a se consolidar, com a chegada de novos colaboradores ou sócios, ter um registro escrito e bem organizado de todas as suas informações se torna ainda mais importante.

Para você entender melhor a importância da documentação para o sucesso dos seus negócios, trazemos, neste artigo, uma pequena lista com os 5 pontos mais importantes a esse respeito. Confira!

Transmite confiança aos investidores

Se você quiser acelerar o crescimento da sua empresa, um dos melhores caminhos é procurar por investidores e sócios, pessoas que acreditam em seu trabalho e estão dispostas a oferecer recursos para elevar a qualidade dos serviços ou dos produtos oferecidos pelo seu negócio.

Porém, eles também esperam ter um retorno a longo prazo, então serão bem exigentes com a confiabilidade das empresas nas quais investem seu tempo e seus recursos.

Uma forma de estabelecer essa confiança é por meio de uma boa documentação de suas atividades, finanças, ações legais e projetos.

Isso demonstra maior preocupação com a organização e dá mais informações aos potenciais sócios e investidores, as quais podem ser usadas para identificar os pontos fortes e fracos do seu negócio para, com base nisso, decidirem se e como investirão na sua empresa.

A maioria dos bons investidores tende a evitar investir em pessoas ou negócios que não mantêm bons registros, pois não têm como avaliar seu desempenho nem podem atestar se seus métodos são realmente produtivos.

Comunicação clara e assertiva

Para fins de comunicação interna ou externa, a importância da documentação está em ser bem clara. Há muitos casos de setores que dependem diretamente de dados e feedback oferecidos por outras áreas, os quais precisam ser claros e sempre atualizados.

Nesse ponto, contar apenas com a troca de informações entre pessoas não é muito confiável, pois isso abre espaço para muitas falhas de comunicação e inconsistências ao longo do caminho.

O exemplo mais claro disso é o efeito “telefone sem fio” que ocorre quando uma informação é transmitida, sem muito critério, de pessoa a pessoa: há sempre detalhes que se perdem, o que pode comprometer a mensagem como um todo. Da mesma forma, ter que recorrer sempre à mesma pessoa para tirar dúvidas e retificar dados consome muito tempo e reduz a produtividade.

Uma documentação bem organizada dá a todos um ponto de referência para a comunicação interna. Dessa maneira, qualquer dado importante para a execução de tarefas no dia a dia pode ser facilmente encontrado quando necessário, sem depender de múltiplas linhas de comunicação ineficientes.

Maior controle no desenvolvimento de projetos

Se não há um documento formal que determina como um projeto deve ser conduzido, a equipe tem mais liberdade para atuar da forma que considerar mais adequada.

E, de fato, algum nível de liberdade é importante para o sucesso de qualquer projeto, mas todos devem saber quais são as metas e os objetivos de suas tarefas, garantindo maior coesão entre todas as ações.

Deixar que cada profissional e setor atue sem o devido direcionamento ou um ponto de referência é um grande erro, o qual pode custar bem caro a médio e longo prazos. Nesses casos, os resultados de cada grupo podem não contribuir com a mesma visão, reduzindo o retorno final de todo o tempo e energia investidos.

Uma documentação de qualidade é uma forma bem mais eficaz de manter projetos sob controle, especialmente aqueles em larga escala, confirmando, assim, mais uma vez a importância da documentação. Com isso, você poderá manter uma visão mais consistente e efetiva para todos os profissionais envolvidos, garantindo mais cooperação.

Alinhamento de informações

Digamos que um dos seus setores, como o financeiro, tenha um relatório que será usado pelas demais áreas em suas atividades do dia a dia e na tomada de decisões. Porém, cada uma delas precisa buscar esse relatório separadamente, em horários diferentes e com pessoas diferentes. Como resultado, as informações obtidas por cada um são diferentes, levando a várias decisões díspares.

Esse é um cenário bem mais comum do que se imagina em empresas que não entendem a importância da documentação para suas atividades. Mesmo que todos os envolvidos tenham um grau maior de independência, ainda é necessário ter uma central de informações que dê conta de todos os processos envolvidos.

Para isso, o ideal é ter um banco de dados no qual todos esses processos estejam devidamente documentados, facilitando a distribuição das informações. Dessa forma, você poderá orientar toda a sua equipe com muito mais facilidade, além de evitar o efeito “telefone sem fio” que já mencionamos.

Contribui para tomadas de decisão

Por fim, mas não menos importante, é sempre bom lembrar que a informação é um dos recursos de maior valor para as empresas na atualidade. Ela é indispensável para permitir a tomada de decisões com mais eficiência, trazendo para a empresa os resultados desejados. E para que essas informações sejam bem aproveitadas, todas devem estar bem organizadas e registradas.

Tomar decisões sem o devido preparo pode custar bem caro de várias formas. Isso aumenta consideravelmente a possibilidade de erros operacionais e escolhas que contrariem o objetivo final do projeto.

Mesmo em um negócio pequeno, em que você é capaz de manter todos esses aspectos em mente, sempre há muito mais dados a serem considerados do que uma pessoa sozinha é capaz de avaliar. Utilizar a documentação para colocar tudo em um mesmo lugar é a melhor maneira de facilitar sua análise e levar à melhor decisão.

Agora que você sabe um pouco mais sobre a importância da documentação para sua empresa, é hora de usar esse conhecimento para melhorar seu desempenho. Você logo verá o efeito que um pouco de organização pode ter nos resultados gerais da sua empresa.

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O Movidesk (Zenvia Service) é um sistema de atendimento que une recursos de Help Desk e Service Desk e pode ser utilizado tanto para a comunicação com os clientes, quanto para a comunicação interna.

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O maior desafio da empresa, no entanto, era encontrar uma ferramenta que fizesse um bom gerenciamento das informações, de maneira rápida e centralizada para agentes e clientes. Foi, então, que conheceram o sistema Movidesk (Zenvia Service). 

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